The paper discusses the automation of the business process of creating an inventory list of material and production supplies (MPS) using a software robot. The relevance of this topic is due to the increasing requirements for inventory management and the need to meet strict deadlines for an-nual inventories. The paper proposes a solution that automates the collection of data, the creation of an inventory list, and the launch of an electronic signing mechanism. This solution helps to reduce the time required for inventories, improve the accuracy of data, and ensure the legal significance of documents. The paper describes the stages of development, pilot implementation, and the results of testing in a industrial company.
inventory, business process automation, software robots, electronic signature
В условиях жесткого контроля за движением материально-производственных запасов (МПЗ) традиционные методы инвентаризации становятся тормозом для бизнеса: они отнимают время сотрудников и чреваты ошибками из-за человеческого фактора. Ключевая сложность — своевременное формирование описи согласно законодательным нормам.
Переход к программной автоматизации этих операций позволяет не только ускорить процесс, но и гарантировать точность данных. Решением этой задачи стала разработка программного робота (RPA), который берет на себя рутинную работу по созданию годовой инвентаризационной описи МПЗ и инициирует ее электронное подписание строго по заданному расписанию.
Для реализации этой задачи необходимо составить техническое задание (ТЗ). Процесс получения ТЗ на разработку выглядит следующим образом (рис. 1) [3].
Рисунок 1 – Техническое задание проекта
По итогу описания ТЗ, была составлена блок-схема, описывающая текущий бизнес-процесс, представленная на рисунке 2.
Рисунок 2 – Блок-схема текущего бизнес-процесса
Архитектура хранения данных построена на базе Microsoft SQL Server и включает четыре изолированные таблицы: «persons», «inventory_overview», «incoming_data» и «data_in_progress» [4]. Отказ от реляционных связей между ними обусловлен спецификой бизнес-процесса. Так, таблица «persons» служит адресной книгой для оперативной связи с ответственными лицами конкретных бизнес-единиц (БЕ) при возникновении ошибок в шаблонах, поступающих от сотрудников подразделений (СП). Таблица «inventory_overview» аккумулирует эталонные данные по остаткам для последующей сверки. А массивная таблица «incoming_data» выступает основным буфером, где хранится весь объем первичной информации на протяжении всего цикла инвентаризации.
Таблица «data_in_progress» выполняет роль изолированной рабочей среды («песочницы») для робота. Ее структура во многом дублирует таблицу-источник «incoming_data», что необходимо для создания временной копии данных перед началом цикла обработки.
В начале каждой сессии робот переносит в этот реестр отобранные записи. На протяжении всего рабочего цикла именно здесь происходят все вычисления. Такой подход исключает риск повреждения исходных сведений: пока робот работает с копией, данные в «incoming_data» остаются неизменными, что гарантирует их целостность [5, 6].
По завершении алгоритма результаты возвращаются обратно. С помощью update-запросов обновляются статусы и вносятся комментарии непосредственно в строки таблицы «incoming_data». Это обеспечивает сквозную прослеживаемость каждого этапа трансформации информации.
Параллельно настраивается сервис автоматического сбора данных. Для этого используется стандартный планировщик задач Windows (Task Scheduler), который инициирует работу Python-скрипта мониторинга почты. Скрипт функционирует в режиме реального времени, обеспечивая непрерывный поток входящих файлов[7].
Пример настройки триггера запуска представлен на рисунках 3–4.
Рисунок 3 – Создание простой задачи в планировщике заданий Windows
Рисунок 4 – Завершение создания простой задачи в планировщике заданий Windows
Взаимодействие с почтовым сервером в режиме реального времени реализовано через программный интерфейс библиотеки «exchangelib». Финалом работы алгоритма становится сформированный реестр: робот структурирует извлеченные сведения и помещает их в таблицу базы данных «incoming_data» (визуальный пример структуры представлен на рисунке 5).
Рисунок 5 – Заполненная таблица БД «incoming_data»
Архитектура программного робота для формирования инвентаризационной описи базируется на платформе Kofax RPA (Design Studio) [8] и включает в себя четыре ключевых модуля:
1. Исполняемый файл (.robot). Это ядро системы – контейнер, агрегирующий всю логику процесса: последовательность шагов, алгоритмы обработки, переменные окружения и конфигурации, заданные разработчиком.
2. Слой типов данных (Types). Данный модуль жестко регламентирует структуру входящей и исходящей информации. Он определяет формат полей (строка, число, дата), их длину и допустимые значения. Это гарантирует валидность данных на каждом этапе трансформации и исключает ошибки несоответствия форматов.
3. Библиотека переиспользуемых блоков (Snippets). Здесь аккумулируются типовые последовательности действий. Использование этих модулей позволяет внедрять единую бизнес-логику в разные проекты без дублирования кода, что существенно ускоряет разработку.
4. Коннектор к СУБД (Database Mapping). Компонент, отвечающий за бесшовную интеграцию робота с внешними таблицами базы данных.
В конечном итоге проект робота представляет собой 6 веток действий [9]:
- получение входных данных;
- обработка в SAP;
- обмен с 1С;
- формирование сводного отчета;
- рассылка отчета;
- рассылка администратору.
Ветка выбирается по наименованию и выполняет определенные функции (рис. 6)
Рисунок 6 – Проект робота
На рисунке 7 показан пример итогового письма отчета о завершении
работы робота.
Рисунок 7 – Письмо-отчет о завершении работы робота
Внедрение программного робота позволило трансформировать подход к управлению МПЗ. Автоматизация формирования описей и их электронного подписания привела к измеримым улучшениям: качество контроля остатков вышло на принципиально новый уровень, а общая длительность инвентаризационных мероприятий сократилась в разы. Эти показатели напрямую отражают эффективность выбранной RPA-стратегии. Оптимизация рутинных операций высвободила ресурсы отдела учета, что создало потенциал для роста общей производительности предприятия без увеличения штата сотрудников.
1. Mishenin, A. I. Teoriya ekonomicheskih informacionnyh sistem: uchebnik / A. I. Mishenin. - 4-e izd., dop. i pererab. - M.: OOO Izdatel'stvo "Finansy i statistika", 2021. - 240 s. - ISBN 978-5-00184-038-1.
2. Gladkih, T. V. Informacionnye sistemy v proizvodstvennom menedzhmente: ucheb. posobie / T. V. Gladkih, L. A. Korobova, I. S. Tolstova ; M-vo nauki i vysshego obrazovaniya RF, FGBOU VO «VGUIT». – Voronezh, 2025. - 102 s. - ISBN 978-5-00032.
3. Struktura upravleniya organizaciey. - URL: http://de.ifmo.ru/bk_netra/page.php?tutindex=3&index=46 (Data obrascheniya: 17.06.2026).
4. SQLAlchemy - Vikiuchebnik. - URL: https://ru.wikibooks.org/wiki/SQLAlchemy (Data obrascheniya: 17.06.2026).
5. Metody rascheta nadezhnosti izdeliy na osnove SAPR / V. K. Zol'nikov, M. I. Koncha, T. V. Gladkih [i dr.] // Modelirovanie sistem i processov. – 2025. – T. 18, № 3. – S. 40-51. – DOIhttps://doi.org/10.12737/2219-0767-2025-18-3-40-51. – EDN IWBGTZ.
6. Metody razrabotki elektricheskoy principial'noy shemy v programmno-apparatnom komplekse sistemy avtomatizacii proektirovaniya / K. V. Zol'nikov, D. V. Shehovcov, T. V. Gladkih [i dr.] // Modelirovanie sistem i processov. – 2025. – T. 18, № 3. – S. 52-62. – DOIhttps://doi.org/10.12737/2219-0767-2025-18-3-52-62. – EDN MOYIZF.
7. Planirovschik zadaniy Windows. - URL: https://pc.ru/docs/windows/task-scheduler (Data obrascheniya: 17.06.2063).
8. Welcome toKofax RPA. - URL: https://docshield.tungstenautomation.com/RPA/en_US/11.0.0_qrvv5i5e1a/help/kap_help/c_welcomegeneral.html (Data obrascheniya: 17.06.2026).
9. Pandas – Python Data Analysis Library. - URL: https://pypi.org/project/pandas/ (Data obrascheniya: 17.06.2026).
