Россия
Россия
В статье рассматриваются примеры приложений, которые могли бы помочь для автоматизации документооборота в образовательном процессе. Предложено разработка собственной информационной системы моделирования документооборота.
документооборот, информационная система, моделирование, образовательный процесс, образование
Информационные системы и технологии проникли во все сферы жизни и деятельности современного человека. В быту, например, при походе в магазин нас с продуктовой корзиной встречают кассы самообслуживания, работающие без участия кассира. Также, например, при походе в театр билеты и бронируются, и проверяются с помощью специализированных приложений. Парковки оплачиваются с помощью мобильного телефона. На предприятиях рутинный труд сотрудников также автоматизирован: разработано огромное количество решений 1С:Предприятие для почти любой сферы деятельности:
– 1С: Садовод,
– 1С:Агропромышленный комплекс,
– 1С: Общепит,
– 1С:Предприятие 8. Отель,
– 1С: Бухгалтерия некоммерческой организации,
– 1С:Комбинат планового питания,
– 1С:Аренда и управление недвижимостью,
– 1С:Бухгалтерия строительной организации.
Однако, есть сферы, куда информационные системы попали не так давно, но активнейшим образом развиваются. Примером такой сферы является образование. Пандемия явилась активнейшим катализатором внедрения и развития информационных технологий в образовании. 1С также разработала несколько интересных, но дорогостоящих решений для этой сферы:
– 1С: Электронное обучение. Экзаменатор,
Плюсы:
1. Удобство использования: приложение 1С: Электронное обучение. Экзаменатор имеет интуитивно понятный интерфейс, что делает его удобным в использовании даже для непрофессионалов.
2. Автоматизация процесса: приложение позволяет автоматизировать процесс проведения экзаменов, что существенно упрощает работу преподавателей и экзаменаторов.
Минусы:
1. Сложность настройки: для использования приложения требуется некоторое время для настройки и освоения функционала, что может быть затруднительно для малоопытных пользователей.
2. Возможные технические проблемы: при использовании онлайн-режима могут возникать проблемы с интернет-соединением или совместимостью приложения с операционной системой компьютера.
– 1С: Автоматизация приемной компании ВУЗа.
Плюсы:
1. Удобство и эффективность ведения учета заявлений и документов абитуриентов.
2. Возможность быстрого доступа к информации о поступлении студентов.
3. Автоматизация процессов приема и обработки документов, что уменьшает вероятность ошибок.
4. Улучшение работы с базами данных абитуриентов и студентов.
5. Возможность генерации отчетов и статистики по приему абитуриентов.
Минусы:
1. Сложность внедрения и настройки приложения, требующая обучения персонала.
2. Высокая стоимость лицензии и обновлений.
3. Возможны технические сбои и недоступность приложения.
4. Ограниченные возможности интеграции с другими системами университета.
5. Необходимость постоянного обновления и поддержки программы со стороны разработчика.
Во время пандемии огромное количество бумажных источников информации было приведено к электронному виду. Все образовательные курсы были перенесены в различные LMS. Основной образовательный процесс автоматизирован, но существует множество других образовательных активностей, которые являются рутинными, периодическими и связаны с бумажной работой. Ручная бумажная работа приводит к ошибкам, неточностям и занимает много времени, поэтому их необходимо автоматизировать, благо сейчас имеются простые и доступные библиотеки, позволяющие работать с документами как с шаблонами, вставляя в исходных вариант динамичные данные [1].
Рассмотрим подробнее процесс создания пакета документов программ дополнительного образования её руководителем с помощью диаграммы IDEF0. Контекстная диаграмма приведена на рис. 1.
Рисунок 1 - Процесс «Создать пакет документов программы дополнительного образования». Контекстная диаграмма
Рассмотрим декомпозицию этого процесса (рис. 2). Руководителю программы дополнительного образования останется лишь выбрать нужный файл с исходными данными, указать какие именно документы должны быть сгенерированы и по какой образовательной программе, а также если требуется внести некоторые дополнительные данные [3].
На диаграмме декомпозиции описаны фрагменты контекстной диаграммы «Создать пакет документов программы дополнительного образования» (рис. 2).
Рисунок 2 - Декомпозиция процесса «Создать пакет документов программы дополнительного образования»
На рисунке 3 представлена ER-диаграмма или модель «сущность-связь», особенностью которой является описание предметной области без привязки к конкретной СУБД [2].
Рисунок 3 – ER-диаграмма предметной области
ER-диаграмма позволяет определить различные сущности и их атрибуты. Это помогает определить, какие данные будут храниться в базе данных и какие свойства они будут иметь.
Выводы
Таким образом, нформационная система автоматизации документооборота в образовательном процессе представляет собой важный инструмент для улучшения эффективности работы образовательных учреждений. Автоматизация документооборота позволяет повысить качество образовательного процесса, так как исключает возможность ошибок, связанных с утерей или неправильной обработкой документов.
1. Юдина, Н.Ю. Разработка информационной системы ведения документооборота приемной комиссии ВГЛТУ / Н.Ю. Юдина, В.С. Тараканов // Моделирование систем и процессов. – 2018. – Т. 11, № 1. – С. 74-81.
2. Новикова, Т. П. Управление данными: лабораторный практикум / Т. П. Новикова. – Воронеж, 2022. – 106 с.
3. Куницын, В. И. Сравнение нотаций IDEF0 и ARIS EEPC / В. И. Куницын, С. А. Евдокимова, Т. П. Новикова // Современные цифровые технологии: Матер. II Всероссийской науч.-практ. конференции, Барнаул, 01 июня 2023 года / под общ. ред. А.А. Беушева, А.С. Авдеева, Е.Г. Боровцова, А.Г. Зрюмовой. – Барнаул: Алтайский государственный технический университет им. И.И. Ползунова, 2023. – С. 197-200.
4. Полуэктов А.В., Макаренко Ф.В., Ягодкин А.С. Использование сторонних библиотек при написании программ для обработки статистических данных // Моделирование систем и процессов. – 2022. – Т. 15, № 2. – С. 33-41.
